Zakázky

Tato agenda slouží k  evidenci a zpracování zakázek. Díky nastavení polí INFO je vhodná pro všechny typy zakázek od autoservisů, truhláře až výrobní procesy. Je rozdělena do dvou hlavních částí a to na Kalkulaci pro zákazníka, ve které vzniká Zakázkový list, a na Konečné zpracování, kde evidujete postup výroby nebo použitý materiál, a ze kterého následně vytváříte konečné doklady. Mezi těmito dvěma částmi se přepínáte pomocí záložek pod seznamem položek.

Vytvoření nové zakázky

Novou zakázku vytvoříte po kliknutí na odkaz Nová zakázka.

Po vytvoření nové zakázky je nutné zadat všechny potřebné údaje.

•Název zakázky: Zkrácený název zakázky slouží pro orientaci v  seznamu zakázek.

•Číslo zakázky: Pokud není číslo zakázky generováno maskou automaticky, napište číslo zakázky.

•Číslo objednávky: Pokud je doklad vystaven na objednávku, napište číslo objednávky.

•Datum přijetí: Napište datum přijetí zakázky nebo zvolte datum z  kalendáře

•Termín dokončení: Předběžný datum dokončení zakázky. Pokud je tento datum zadán, budete jak na kartě dokladu, tak i v  seznamu zakázek informován o důležitosti a termínu dokončení zakázky.

•Datum ukončení: Datum ukončení zakázky

•Datum předání: Datum předání zakázky

•Datum ukončení: Toto je datum ukončení zakázky. Jde o datum, kdy byla zakázka zcela dokončena.

•Datum dodání: Toto je datum dodání celé zakázky zákazníkovi.

•F.Ú.: Forma úhrady zakázky. Vyberte z  nabídky nebo napište ručně. Po vytvoření dokladu bude zapsána forma úhrady z  Nastavení – Zakázky.

•Měna: Zvolte v  jaké měně bude doklad účtován

•Kurz: Zde se automaticky vyplní  aktuální kurz podle vybrané měny. Tento kurz lze ručně přepsat a je důležitý při přepočítávání ceny do aktuální měny během vkládání položek na doklad. Cena se přepočítává automaticky, jen pokud je zaškrtnuta v „Nastavení“ volba „Přepočítávat cenu podle aktuálního kurzu“

•Stav zakázky: Interní údaj o stavu dané zakázky

•Způsob předání: Vyberte ze seznamu nebo napište ručně způsob předání zakázky. Standartně se nastaví hodnota z  Nastavení – Zakázky.

•Texty na dokladě: V této části můžete upravit hlavičku seznamu položek nebo přidat text a poznámky do výstupní sestavy. Tyto informace jsou pak, v závislosti na vybrané šabloně, zobrazeny na výstupní sestavě.

•Poznámky k  dokladu: K vystavenému dokladu můžete zde zapsat libovolnou poznámku pro Vaše interní použití. Pro snadnější vkládání datumů a času slouží zkratky. Po napsání zkratky dx se automaticky místo této zkratky doplní dnešní datum. Pro včerejší datum slouží zkratka vx, pro zítřejší zx a pro zadání aktuálního času je to zkratka tx.

•Vystavené doklady: Na této záložce naleznete všechny doklady, které byly k  zakázce vystaveny. Doklad k  zakázce vystavíte kliknutím na odkaz Vystavit doklad

Vytvoření zakázkového listu

Po založení zakázky je zapotřebí pro vytvoření zakázkového listu vložit do části Dohodnutý rozsah zakázky položky nebo informace o dohodnutém rozsahu zakázky. Zakázkový list pak vytisknete z  menu Tisk a export – Zakázkový list nebo pomocí rychlého tisku nebo exportu v  hlavní liště programu. Kalkulace může obsahovat nejen skladové položky, ale i ceníkové položky nebo pouhé texty. Z  této části můžete také vytvářet Zálohové faktury, cenové nabídky a výzvy k  platbě. Pro fakturaci a dokončení zakázky musíte položky z Dohodnutého rozsahu zakázky přesunout do Konečného zpracování. Můžete tak učinit kliknutím na tlačítko Přenést položky do konečného zpracování.

Konečné zpracování zakázky

V  této části evidujete všechny použité skladové položky nebo vyčerpané časové jednotky a jiné náklady na zakázku. Po vložení sladové položky z  rychlého skladu není položka vyskladněna. Ze skladu, pokud již byla na zakázku použita, ji můžete vyskladnit zaškrtnutím řádku. Z  Dohodnutého rozsahu zakázky můžete vložit položky do konečného zpracování pomocí tlačítka Přenést označené položky do konečného zpracování. Z  konečného zpracování můžete také rovnou fakturovat nebo vytvářet jiné konečné doklady.

Vystavení dokladu k  zakázce

Konečný doklad vytvoříte kliknutím na odkaz Vystavit doklad a výběrem požadovaného dokladu.

Z Dohodnutého rozsahu zakázek můžete vytvořit Zálohovou fakturu, Cenovou nabídku, Výzvu k  platbě.

Z Konečného zpracování můžete vytvořit všechny doklady. Na různé fáze konečného zpracování můžete vystavovat různé doklady. Při vytvoření zálohové faktury se na tuto fakturu automaticky přiřadí položky, které nebyly ještě vyskladněny nebo nefigurují na jiném stejném dokladu. Naopak při vytvoření konečné faktury se na fakturu zapíší všechny položky, které již byly ze skladu vyskladněny a nejsou na jiné faktuře apod.

Po vytvoření konečného zpracování zakázky lze vytisknout pracovní postup.

Výstupy pro zakázky se definují výběrem výstupních tiskových sestav a nadefinováním polí INFO viz. Nastavení. Tak získáte výstupy, které budou umět rozepsat zvlášť práci a materiál. Tyto výstupy jsou možné i pro konečné faktury. Tak získáte vhodné prostředí jak pro autoservis, tak pro výrobní procesy, truhláře apod.

Další funkce zakázek

Stornování zakázky

Kliknutím na odkaz Další a výběrem Stornovat zakázku se aktuální zakázky stornuje. Při použití opětovného kliknutí na tento odkaz se zruší storno zakázky.

Uzamčení zakázky

Libovolnou zakázku lze jednoduše uzamknout pro znemožnění pozdějších nechtěných změn. Zakázku uzamknete po kliknutí na odkaz Další a výběrem volby Uzamknout zakázku. Pokud je zakázka již uzamčena, bude zde možnost ji opět odemknout.

Filtrování a prohlížení seznamu vystavených zakázek

Pro rychlejší a snadnější orientaci vzakázkách slouží Filtr a Seznam zakázek. Pomocí rychlého filtru si můžete nechat zobrazit jen zakázky, které odpovídají vybranému kritériu. Pro zobrazení seznamu zakázek pak slouží odkaz Seznam, ve kterém jsou zobrazeny všechny zakázky včetně hlavních údajů jako je konečná cena, datumy, za jak dlouho by měla být zakázka předána apod.