Automatický sběr souhlasů se zpracováním osobních údajů (ZOU)

ProFact je nyní schopen pomoci uživatelům se sběrem souhlasů se ZOU. V adresáři firem je možné si označit subjekty, kterým chcete zaslat email s žádostí o souhlas se ZOU (Subjekty musí mít vyplněn email, subjekty bez emailové adresy zprávu neobdrží). Následně přes tlačítko GDPR - Souhlas se zpracováním osobních údajů - Odeslat na email dojde k vygenerování zprávy podle dané šablony (GDPR - souhlas se zpracováním osobních údajů - Editovat text emailu).

V případě odesílání většího množství emailů si ověřte u Vašeho poskytovatele emailové schránky, kolik emailů můžete poslat v daném časovém úseku. Může se například jednat maximálně o 50 mailů za minutu a pokud tuto podmínku porušíte, může dojít k zablokování Vaší emailové schránky!!!

Nastavení automatického sběru a jeho uvedení do provozu:

Plně automatický sběr souhlasů pomocí API rozhraní ProFactu:

ProFact umožňuje plně automatický sběr souhlasů se ZOU. V první řadě je třeba rozeslat žádost o souhlas daným kontaktům z adresáře. (V adresáři označíme požadované kontakty a přes tlačítko GDPR - Souhlas se zpracováním osobních údajů - Odeslat emailem). Na základě tokenu, který je popsán níže ProFact buď při spuštění a nebo při ručním vyvolání v adresáři upozorní na nové souhlasy se zpracováním osobních údajů a stáhne je.

•Token pro sběr souhlasů: Pokud již máte jedinečný token, který jsme Vám zaslali, vložte ho v Nastavení - GDPR a zaškrtněte volbu používání API. To je vše. Služba je zpoplatněna 33,-/měsíc.

V případě, že emaily odesíláme přes ProFact nebo Outlook:

Není třeba dále nic nastavovat.

V případě, že emaily odesíláme přes MAPI:

MAPI rozhraní systému Windows neumí převzít odkaz na proklik proto je třeba upravit šablonu emailu tím způsobem, že odkaz přímo vložíme do textu a vepíšeme přidělený token např:

Pro souhlas se zpracováním osobních údaju klikněte na následující odkaz:

http://www.exmind.cz/zoou/szou.php?token={váš_token}&email={firmy.email}&zc={firmy.pc} 

Využití skriptu na vlastním hostingu:

•Skript pro sběr souhlasů se ZOU: Tento skript běží na hostingu (Váš nebo hosting třetí strany) a v případě, že uživatel odsouhlasí výše zmíněný email, tento skript ho zaznamená a následně předá ProFactu. Cena skriptu včetně implementace je 990,- bez DPH.

•Implementace skriptu na server: Tento PHP skript doporučujeme vložit do  podsložky používaných stránek, kde si vytvoří vlastní XML soubory, ve kterém jsou evidovány souhlasy se ZOU a ze kterého čerpá data ProFact. Například http://www.mojestranky.cz/gdpr/szou.php

•Nastavení struktury odchozího emailu: V agendě Adresář firem pod tlačítkem GDPR - souhlas se zpracováním osobních údajů - Editovat text emailu kde kliknutím na text/odkaz:

V případě, že emaily odesíláme přes ProFact nebo Outlook:

Upravíme přes ikonku řetězu (v editrou v pravém horním rohu) odkaz na skript, tak aby odkazoval na správné umístění:

http://ukazka.cz/szou.php?email={firmy.email}&zc={firmy.PC} upravíme např:

http://www.mojestranky.cz/gdpr/szou.php?email={firmy.email}&zc={firmy.PC}

V případě, že emaily odesíláme přes MAPI:

MAPI rozhraní systému Windows neumí převzít odkaz na proklik proto je třeba upravit šablonu emailu např:

Pro souhlas se zpracováním osobních údaju klikněte na následující odkaz:

http://www.mojestranky.cz/gdpr/szou.php?email={firmy.email}&zc={firmy.PC}

Poté šablonu uložíme přes tlačítko diskety (Uložit).

•Stahování souhlasů do Profactu: Nastavení automatického stahování souhlasů do ProFactu probíhá přes Nástroje - Importovat data - Vlastní Import - Nový:

Akci je možné automatizovat přes tlačítko automatizovat tuto úlohu, kde si v následném okně pouze nastavíte interval stahování.

•Diagram automatického zpracování souhlasů se ZOU: