Fakturace – Vystavené doklady
Toto je základní modul pro vytváření a vedení evidence všech vystavených dokladů. Můžete zde vystavovat Faktury, Zálohové faktury, Dodací listy, Cenové nabídky, Dobropisy, Účtenky, Příjmové a výdajové doklady, Daňové doklady k přijaté platbě, Stvrzenky o zaplacení.
Vytvoření nového vystaveného dokladu
Nový doklad vytvoříte po kliknutí na odkaz Nový doklad a po výběru daného typu dokladu.
Po vytvoření nového dokladu je nutné zadat všechny potřebné údaje daného dokladu.
•Typ dokladu: Tento údaj je generován automaticky a to podle zvoleného typu dokladu při výběru nového dokladu. Slouží jen k orientaci, o jaký vystavený doklad jde.
•Číslo dokladu: Pokud není číslo dokladu generováno maskou automaticky, napište číslo dokladu. Pokud potřebujete vytvořit doklad mimo standartní číselnou řadu, stačí přepsat vygenerované číslo dokladu na potřebné číslo. Pak je tento doklad evidován jako zvláštní doklad a nezasahuje ani nepřerušuje číselnou řadu.
•Číslo zakázky (Č.Z.): Pokud je doklad vytvořen ze zakázky, bude zde číslo dané zakázky
•Číslo objednávky: Pokud je doklad vystaven na objednávku, napište číslo objednávky. Číslo objednávky bude zapsáno automaticky pokud bude doklad vygenerován z Přijaté objednávky.
•Datum vystavení: Napište datum vystavení dokladu nebo zvolte datum z kalendáře.
•Datum splatnosti: Datum, do kdy by měl být doklad zaplacen. Hodnotu můžete předvolit v Nastavení nebo bude převzata podle nastavené doby splatnosti pro konkrétního odběratele.
•DUZP: Datum uskutečnitelného zdanitelného plnění dokladu.
•Datum zaplacení: Toto je datum uhrazení dokladu, který je automaticky doplněn po zaškrtnutí volby „Zaplaceno“ a uložení změn. Tento datum můžete libovolně, v závislosti na faktech, měnit.
•Datum dodání: Toto je datum dodání položek dokladu, který je automaticky doplněn po zaškrtnutí volby „Dodáno“ a uložení změn. Tento datum můžete libovolně, v závislosti na faktech, měnit.
•Forma úhrady (F.Ú.): Forma úhrady dokladu. Vyberte z nabídky nebo napište ručně. Po vytvoření dokladu bude zapsána forma úhrady z Nastavení pro daný doklad. V podokně froma úhrady si můžete definovat nebo odebírat typy úhrad (tlačítko "+" a "-") a také můžete nastavovat zda bude doklad hlášen na EET nebo jak bude tento typ úhrady zaokrouhlován. Editaci těchto dvou parametrů spustíte v podokně úhrad přes tlačítko "Upravit" a uložíte přes tlačítko "Uložit".
•Na účet: Pokud má být doklad zaplacen bezhotovostně, zadejte číslo účtu, na který má být částka na dokladu poukázána. Standartně je automaticky zapsán hlavní účet.
•VS: Variabilní symbol dokladu. Standartně se nastaví automaticky podle čísla dokladu.
•KS: Konstantní symbol dokladu. Standartně se nastaví hodnota z Nastavení pro daný doklad.
•SS: Specifický symbol dokladu
•Měna: Zvolte v jaké měně bude doklad účtován
•Kurz: Zde se automaticky vyplní aktuální kurz podle vybrané měny. Tento kurz lze ručně přepsat a je důležitý při přepočítávání ceny do aktuální měny během vkládání položek na doklad. Cena se přepočítává automaticky, jen pokud je zaškrtnuta v „Nastavení“ volba „Přepočítávat cenu podle aktuálního kurzu“
•Dodací list: Zde můžete zadat číslo dodacího listu. Toto číslo je zapsáno automaticky, pokud používáte k vystavení dodacích listů funkci nového dokladu K tomuto dokladu viz. níže.
•Způsob dodání: Vyberte ze seznamu nebo napište ručně způsob dodání obsahu dokladu. Standartně se nastaví hodnota z Nastavení pro daný doklad.
•Celková sleva: Zde můžete uplatnit slevu v procentech na konečnou cenu na dokladu. Tento údaj je doplněn automaticky, pokud se účtuje subjektu, který má v pravidlech subjektu nastaveno uplatňování slevy viz. Adresář firem. Slevu lze uplatnit také zvlášť ke každé položce zapsáním slevy v % do sloupce Sleva u dané položky.
•K dokladu: Toto políčku ukazuje doklad, ke kterému byl tento vystaven. Zálohová faktura - Faktura konečná, Dodací líst - Faktura, Faktura - Opravná daňoový doklad,...
•Texty na dokladě: V této části můžete upravit hlavičku seznamu položek nebo přidat text a poznámky do výstupní sestavy. Tyto informace jsou pak, v závislosti na vybrané šabloně, zobrazeny na výstupní sestavě.
•Poznámky k dokladu a vlastnosti dokladu: K vystavenému dokladu můžete zde zapsat libovolnou poznámku pro Vaše interní použití. Pro snadnější vkládání datumů a času slouží zkratky. Po napsání zkratky dx se automaticky místo této zkratky doplní dnešní datum. Pro včerejší datum slouží zkratka vx, pro zítřejší zx a pro zadání aktuálního času je to zkratka tx .Ve vlastnostech můžete zvolit různá chování dokladu. Například zda je vystaven v režimu přenesení daňové povinnosti, zda se má doklad za určitou dobu opakovat,můžete uvést razítko na doklad, které je pak zobrazeno na výstupu dokladu. Dále si nastavit cenovou skupinu pro doklad. Pokud je cenová skupina nastavena a vkládáte na doklad položku, kterou má tuto cenovou skupinu definovanou, vloží se položka na doklad s cenou dané cenové skupiny.
•Opakování dokladu: Zde je možné nastavit opakování dokladů v určitých intervalech.
Vytvoření dalšího dokladu
V ProFactu lze velice jednoduše kombinovat vystavené doklady a vytvářet tak například konečné faktury z dodacích listů, zálohových faktur apod.
Konečný nebo následující doklad vytvoříme tak, že vybereme aktuální kartu dokladu, na který budeme vystavovat další doklad, a v menu Vystavit k dokladu vyberte daný doklad. Položky z předchozího dokladu budou na novém dokladu zpracovány automaticky. Bude také doplněna adresa a ostatní údaje v závislosti na předchozím dokladu.
Tímto způsobem lze kombinovat libovolné po sobě logicky jdoucí doklady. Např. Zálohová faktura ( první doklad ) – Daňový doklad k přijaté platbě – Faktura – Dodací list – Opravný daňový doklad.
Při vytváření dokladů tímto způsobem je nutné brát na zřetel to, že v řadě takto vystavených dokladů můžou být položky ze skladu odečteny jen jednou. Proto budou odečteny na prvním dokladě, kterému to náleží ( v našem příkladě je to Faktura ) a ostatní doklady již položky ze skladu neodečítají. Např. pokud bude jako první doklad vystavena Faktura a k ní Dodací list, budou položky odečteny na Faktuře a né na Dodacím listě. Doklady, které odečítají položky ze skladu automaticky jsou tyto: Faktura, Dodací list, Účtenka, Opravný daňový doklad.
Přidání položky na vystavený doklad
Položky se vkládají do seznamu pomocí lišty v levé části seznamu. Položku lze na doklad přidat několika způsoby. Kliknutím na Přidat položku, vložením položky ze skladu nebo z ceníku, vložením položek z předchozích dokladů nebo pomocí čtečky čárového kódu nebo zadáním kódu zboží:
•Přidat položku (+): Po přidání se vytvoří nový řádek v seznamu položek, který se musí doplnit o údaje název, množství, jednotka, cena za množstevní jednotku, DPH v %. Celková cena s DPH je vypočtena automaticky po uložení všech napsaných dat. Dále lze doplnit údaje o čísle objednávky, poznámku a hmotnosti položky, sériové číslo, údaj o záruce atd. Tímto způsobem se doporučuje vkládat jen neskladové položky nebo např. účtované služby apod. Pro vložení skladové položky ze skladu použijte postupu viz. níže. Přes tuto ikonu se dají vkládat i položky ze skladu za pomocí čárového kódu nebo kódu položky.
•Přidání položky ze skladu nebo ceníku (puntík): Sklad nebo ceník si zobrazíme kliknutím na odkaz Rychlý sklad v hlavní ovládací liště ProFactu. Vybereme skladovou položku ze seznamu a dvojklikem vložíme položku na doklad. Pak jen stačí upřesnit prodávající množství. Jestliže přidáte položku na doklad tímto způsobem, bude automaticky stav u této položky na skladě aktualizován tzn. bude poníženo množství o vložené množství na doklad. Také údaje o ceně, DPH atd. budou vyplněny automaticky podle údajů ze skladu. Tento jev neplatí pro položky z ceníku.
•Přidání položek z předchozích dokladů: Na doklad můžete přidávat položky také hromadně a to z libovolného předchozího dokladu. Kliknete na tlačítko Přidat položky z již vystaveného dokladu a zvolíte doklad(y), ze kterého/ých se položky mají vložit. Pokud je nutné, zeptá se ProFact, zda chcete nebo nikoliv položky odečíst ze skladu. Takto lze zpracovávat a kombinovat libovolné doklady např. několik dodacích listů nebo zálohových faktur apod.
•Přidání řádku s textem na doklad: Pro přidání řádku s textem použijte tlačítko na ovládací liště seznamu položek na dokladu. Do seznamu se vloží nový řádek s textem „Nový text“. Tento text můžete libovolně přepsat. Na dokladu je pak tento řádek vytištěn jako informativní řádek nebo např. název skupiny položek na dokladu apod. Texty lze vkládat také ze stromového seznamu položek.
•Smazání položky z dokladu: Položku lze ze seznamu kdykoliv smazat a to použitím tlačítka pro odstranění položky ze seznamu položek. Pokud jde o skladovou položku, bude množství položky vráceno zpět na sklad.
Typy položek v dokladu
.png)
•Prostý text: Tento typ položky se vkládá přes ikonku "T". Jedná se o prostý text bez jakýchkoliv cen.
•Neskladová položka: Položka, která má vyjádřené všechny parametry, ale není navázána na sklad. Její vložení probíhá přes ikonku "+" popřípadě přes ikonku rychlého skladu (puntík pod ikonou "+") avšak z kategorie Ceníky.
•Skladová položka (bez vazby na sklad): V tomto případě jde o položku, která má skladovou kartu, ale v tomto dokladu nedochází k vytvoření pohybu na skladové kartě. Jedná o Cenové nabídky, Výzvy k platbě, Zálohové faktury, Vydané a přijaté objednávky. Dále je takto označena položka v Zakázkách v sekci dohodnutý rozsah. Položka bez vazby na sklad se může objevit i ve vystaveném Dodacím listě či faktuře v případech: Faktura, které předcházel Dodací list, Dodací list, kterému předcházela faktura (jde nám o to aby v obou případech vyskladnil vždy pouze jeden doklad) a v případě konečného zpracování v Zakázce, kdy ještě položka nebyla vyskladněna.
•Skladová položka (s vazbou na sklad): Pokud je položka na dokladu označena jako Zásoba s modrým podkladem, znamená to, že byl vytvořen pohyb na skladové kartě. K vytvoření dochází u daňových dokladů (Faktura, Účtenka, opravný daňový doklad) a u Dodacích listů. Pokud jsou doklady na sebe navázené (např. Dodací list a Faktura), pohyb je tvořen na prvním dokladu v pořadí.
•Složená skladová položka: Typ skladové položky, která je složena z více dílčích skladových položek. Její definice zde.
•Výrobek: Typ skladové položky, která je složena z více dílčích skladových položek. Jeho definice zde.
•Přimý prodej: Položka, která nemá skladovou kartu, ale může se nasklaďnovat a vyskoadňovat. Podrobnější popis zde.
•Našeptávač: Funkce našeptávající položky ze skladu (modrá kostička), z ceníku (oranžová kostička) a z historie položek již použitých (bez kostičky).
Data u jakékoliv položky lze libovolně kdykoliv měnit. Pokud se změní množství u položky, je tato změna provázaná se skladem tzn. na skladě je vždy aktuální množství. (Pokud však doklad není stornován, uzamčen a nebo nahlášen na EET)
Vytvoření příjmového nebo výdajového pokladního dokladu
Nový příjmový nebo výdajový doklad vytvoříme po kliknutí na odkaz Vystavit k dokladu a zvolením typu dokladu Příjmový pokladní doklad. Výchozí doklad musí být zaškrtnut jako zaplacen. Otevře se nové okno. Všechny údaje se vyplní automaticky podle údajů na dokladě. Tyto údaje můžete libovolně měnit.
Další funkce vystavených dokladů
Kopírování dokladu
Pro rychlejší vystavování opakujících se dokladů včetně položek slouží funkce kopírování dokladů. Pokud budete chtít doklad kopírovat, stačí kliknout na Nový doklad a zvolit Kopírovat aktuální doklad. Bude vytvořen automaticky nový doklad stejného typu se stejnou adresou odběratele i příjemce a se všemi položkami originálního dokladu. Datové údaje jako číslo dokladu a datumy se nekopírují a jsou vytvořeny aktuální.
Stornování dokladu
Kliknutím na odkaz Další a výběrem Stornovat doklad se aktuální doklad stornuje. Následně bude označen jako stornovaný doklad. Všechny skladové položky, které jsou na dokladu vystaveny se vrátí zpět na sklad a doklad bude odstraněn z přehledů o příjmech. Při použití opětovného kliknutí na tento odkaz se zruší storno dokladu a položky budou opět ze skladu odečteny.
Uzamčení dokladu
Libovolný doklad lze jednoduše uzamknout pro znemožnění pozdějších nechtěných změn. Doklad uzamknete po kliknutí na odkaz Další a výběrem volby Uzamknout záznam. Pokud je doklad již uzamčený, bude zde možnost doklad opět odemknout.
Kliknutím na odkaz Další
Filtrování a prohlížení seznamu vystavených dokladů
Pro rychlejší a snadnější orientaci ve vystavených dokladech slouží Filtr a Seznam dokladů. Pomocí rychlého filtru si můžete nechat zobrazit jen doklady, které odpovídají vybranému kritériu např. jen stornované doklady nebo jen nezaplacené doklady apod. Pro zobrazení seznamu dokladů pak slouží odkaz Seznam, ve kterém jsou zobrazeny všechny vystavené doklady (závisí i na rychlé filtraci) včetně hlavních údajů jako je konečná cena, datumy, zda jde o stornovaný doklad nebo je doklad po splatnosti. Můžete si nechat zobrazit jen doklady k dané objednávce apod.